خطـــــــــــــــــــــــــــــــــة البحــــــــــــــــــــــــــــــــــــث:
1- المقدمة :
2-العرض :
• الفصل الأول : "مدخل عام"
المبحــــث الأول : أهم التعريفات المتداولة للرقابة .
المبحث الثانــــي : أهم التصنيفات التي تستند إليها الرقابة .
المبحث الثالـــث : أهم مبادئ الرقابة .
المبحث الرابـــع : أهم خصائص الرقابة .
المبحث الخامس : أهم أهداف الرقابة وفوائدها .
المبحث السادس : علاقة الرقابة بأشباهها .
• الفصل الثاني : "العملية الرقابية "
المبحـــث الأول : تعريف العملية الرقابية .
المبحث الثانـــي : أبعاد العملية الرقابية .
المبحث الثالـــث : هيكل نظام الرقابة الذي تتم به العملية الرقابية .
المبحث الرابـــع : مراحل العملية الرقابية.
المبحث الخامس : مكونات نظام الرقابة و عوامل نجاحها.
المبحث السادس : مجالات استخدامها.
المبحث السابــع : استخدام نتائجها.
• الفصل الثالث : "من هم المسؤولون عن الرقابة و كذا اتخاذ الإجراءات التصحيحية "
المبحث الأول : المراقب - مؤهلاته – صفاته الشخصية.
• الفصل الرابع : "بعض النظم وما يواجهها من مشاكل "
المبحـث الأول : النظم الرقابية المحكمة .
المبحـث الثاني : بعض مشاكل الرقابة .
• الفصل الخامس : "استطلاع أجهزة الرقابة "
المبحث الأول : أمثلة عن الرقابة في الشركات .
3-الخاتمة :
المقدمـــــــــــــــــــــــــــــــة:
تعتبر الرقابة كغيرها من الأنشطة الرئيسية في أي منشاة مثلها مثل التخطيط الذي يليه التنظيم تحت إشراف القيادة ولايمكن لأي منشاة أن تؤدي دورها وتحقق أهدافها من دون اللجوء إلى استعمال أي من هذه الرباعية بتنسيقها نصل إلى مانريد؛حيث اختلف تحديد دورها وذلك وفق للنظم السائدة ؛ففي الاشتراكية حيث التخطيط الشامل و حيث يوجد قطاع عام قائد نجد الأجهزة التي تهتم في وضع الخطة و الرقابة عليها يكمل بعضها لبعض الأخر؛فجهاز التخطيط يرتبط ارتباطا وثيقا بجهاز الإحصاء وبالجهاز المصرفي والأجهزة التنفيذية الأخرى وهذه الأجهزة جميعا تعمل متعاونة في رسم الخطة وتنفيذها ومتباعتها و الرقابة عليها؛وذلك على عكس النظم الرأسمالية حيث تكون أجهزة الرقابة فيها عادة مستقلة عن بعضها البعض؛وليس لدورها الرقابي الفعالية و الأثر كما في النظم الاشتراكية؛حيث أنها تقوم بالدور الرقابي غايتها التأكد من سلامة المستندات لم يحل دون وقوع الأخطاء و إنما تكشفها فقط ؛ وغالبا أن الأخطاء لا تتكرر دائما بالصور التي تقع بهاو أول مرة ولذلك لا يتيسر تجنبها والحيلولة دون وقوعها في العمليات اللاحقة ومن ثم تصبح الفائدة من الرقابة في النظم الرأسمالية محدودة الأثر أما في النظم الاشتراكية شاملة و ليست جزئية إلا أن هذا الاختلاف بين ماهيتها في النظم الاقتصادية ؛أم يجعل من أهدافها و أشكالها وكذا أدواتها مختلفة .
فما هو التعريف الأمثل لها ؟ وما هي أساسياتها وكيف يتم الاستفادة منها ؟
-01- الفصل الأول: مدخل عام.
المبحث الأول: " أهم التعريفات المتداولة للرقابة "
1-تعريف الرقابة: تعتبر الرقابة المقياس الذي من خلاله نقوم بتصحيح أداء المدراء و مرؤوسيهم بغرض تصحيح الانحرافات السلبية وتدعيم الايجابية منها حيث أنها ليست مستقلة عن الوظائف الأخرى بل هي مكملة لبعضها ومتداخلة فيما بينها وهي ترتكز على شرطان هما:-وضع اللحظة ؛وتحديد الأهداف :حيث اختلف العلماء وكتاب الإدارة في تحديد تعريف واحد حيث نجد أن:
أ- التعريف الأول : HENRY FAYOL الذي عاصر فريدريك تايلور في الو.م.أ عرف الرقابة بأنها
"التأكد مما اذاكان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعية و التعليمات الصادرة والمبادئ المحددة ،
وان غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف و الأخطاء بقصد معالجتها ومنع تكرار حدوثها؛وهي تطبق على كل شيء ."
ب-التعريف الثاني : TERRY .G ؛تيري جورج:الذي عرفها بأنها "قدرة المدير على التأثير في سلوك
الأفراد في تنظيم معنى بحيث يحقق هذا التأثير لنتائج مستهدفة ."
ج-التعريف الثالث: محمد ماهر عليش و الذي عرف الوظيفة الرقابية بأنها "العملية التي تسعى إلى التأكد من الأهداف المحددة
و القياسات المرسومة و الخطط و التعليمات الموجهة إنما تنفذ بالدقة و العناية كما تعني الرقابة من أن النتائج المحققة تطابق
تماما ما تتوقعه الإدارة و تسمو إليه."
د- التعريف الرابع : صالح الشنواني ؛ يعرفها على أنها "وظيفة إدارية تعمل على قياس و تصحيح أعمال المساعدين
والمرؤوسين بغرض التأكد من الأهداف والخطط المرسومة قد حققت و نفذت."
ه-التعريف الخامس: الرقابة بالمعنى التقليدي ؛هي " التعرف على الأداء الفعلي للمرؤوسين وتحليل النتائج التي توصلوا
إليها؛و حصر الأهداف التي حققوها من خلال ممارستهم للعمل سواء كان هذا العمل خاضع لبرنامج معني أو طبقا لخطة
مرسومة أو سحب تعليمات و أوامر صادرة من الإدارة العليا أو غيرها من لمستويات الإدارة صاحبة السلطة و الأمر."
و-التعريف السادس: الرقابة من الناحية القانونية ؛هي عبارة عن حق دستوري يخول صاحب السلطة إصدار قرارات اللازمة
لإنجاح مشروعات الخطة كما تحمل معتنى الوصايا من جانب الدولة لفرض حدود وقيود معينة تؤدي إلى أهداف التنظيم
الذي تتطلبه الدولة وهي تتراوح بين المراجعة اللاحقة وبين فرض سلطة إدارية تلزم المشروع بأوضاع معينة.
* وهناك تعريفات أخرى كثيرة رغم اختلافها إلا أنها تؤدي إلى نفس المضمون والذي يوصلنا إلى التعريف الشامل وهو
"الرقابة الإدارية هي العملية التي تتم من خلالها مقارنة المعايير بالأداء الفعلي و الكشف عن الانحرافات وأسبابها واتخاذ
الإجراءات اللازمة لتصحيحها .
المبحث الثاني: "أهم التصنيفات التي تستمد إليها الرقابة "
حيث أن الرقابة صنفت إلى عدة تصنيفات وذلك حسب وجهة النظر التي تستند إليها فتباينت صورها وذلك وفق المعايير المختلفة فمثلا:
1-من وجهة النظر المحاسبية الاقتصادية إلى:
أ- الرقابة مستنديه : و تكون على المستندات و السجلات و الدفاتر المالية و غايتها هي التأكد من
سلامة طرق الإنفاق و صحة المستندات.
ب- الرقابة على الأداء : وهي عبارة عن قياس الأداء الجاري والتي تقوده لأهداف معينة ومحددة
مسبقا وهي ترتكز على عدد من الأركان الأساسية و هي :- وجود أهداف محددة مسبقا- قياس أداء
الفعلي- مقارنة الأداء الفعلي بالمستهدف – اتخاذ القرارات اللازمة لتصحيح الانحرافات.
ج-الرقابة الشاملة : و هي الفحص و المراجعة الشاملة التي تتم بعد انتهاء السنة المالية وإعداد القوائم
المالية و الحسابات الختامية.
2-من حيث التوقيت لحدوثها:
أ-الرقابة المسبقة: وهي تتخذ صورة الموافقة السابقة من الأجهزة الخاصة بالرقابة على القرارات
المتعلقة بالتصرف بالأموال وتتم على جانب النفقات فقط ولكنها تعني الموافقة على تحصيل الإرادات
وتوزيعها على بنود المصروفات .
ب-الرقابة الثانية "هي أثناء التنفيذ":هي عبارة عن رقابة ذاتية تكون داخل الوحدة الإدارية أو
الاقتصادية للتا كد من أن العمل داخلها يتم وفق التخطيط المسبق وهي عملية تتميز بالاستمرار
والشمول حيث أنها تبدأ مع العمل و تساير خطوات تنفيذها وهذا يساعد على مقارنة الأداء الفعلي
مع التقديرات واكتشاف الخطأ و القصور لتصحيحه في الحال.
ج-الرقابة اللاحقة :وهي التي تقوم بفحص ماتم من تنفيذه من عمليات مالية لاكتشاف
موقع من مخالفات و تحسم كثيرا من الأخطاء التي لا تظهر إذا روجعت منفردة وهذا النوع من الرقابة
تقوم به عادة الأجهزة الخارجية المتضخمة ؛لا تتناقض مع سلطة القائمين على أمر الإدارة عكس
الرقابة السابقة التي تؤدي إلى تدخل هيئة الرقابة في مسؤوليات الجهات الإدارية وتسلب بعض
اختصاصاتها و يترتب على ذلك تأخر في العمل و مع هذا فانه يعاب عليها لأنها لا تكشف الأخطاء إلا
بعد وقوعها فهي لا تحول دون تجديد الموارد أو سوء استخدامها.
3-من حيث الجهة التي تتولاها:
أ- الرقابية الداخلية: وهي الرقابة التي تتم داخل المؤسسة وعلى كافة المستويات الإدارية و أفراد
العاملين فيها على اختلاف وظائفهم و مواقعهم في التنظيم ؛سواء كانوا مدراء أو رؤساء أقسام وفي
بعض الشركات الكبيرة و المتوسطة الحجم هناك وحدة إدارية متخصصة بهذا العمل .
ب-الرقابة الخارجية: وهي الرقابة التي تتم خارج المؤسسة و تقوم بها أجهزة الرقابة المتخصصة؛و
تكون تابعيتها غالبا للدولة ؛مثلا :ديوان الخدمة المدنية يراقب عملية التوظيف و تحديد الدرجات
الوظيفية والترقيات وإنهاء الخدمة ....الخ.-البنك المركزي يراقب أعمال البنوك التجارية ؛ديوان
المحاسبة أعمال الوزارات من حيث أوجه صرف الأموال و تحصليها و كذلك ديوان الرقابة و التفتيش
....الخ.
4- من حيث السلطة المخولة للأجهزة الرقابية:
أ-الرقابة التنفيذية : تقوم بها اجهزة حكومية ايا كان نوعها بغرض التأكد من حسن استخدام المال و تتمثل في الرقابة
المستندية السابقة منها و اللاحقة و رقابة الأداء.
ب-الرقابة التشريعية : تقوم بها الهيئة التشريعية لما لها من سلطة في الرقابة المالية و تباشر هذه السلطة عملها عن طريق
الاستجوابات و الأسئلة لممثلي السلطة التنفيذية أو بتكوين لجان متخصصة من بين أعضاء المجلس التشريعي وتكون
مهمة هذه اللجان مراقبة تنفيذ الميزانية و الصنف الثالث هنا هو الرقابة الشعبية و التي هي رقابة ذلك الأجهزة الشعبية
التي قد توجد في بعض الدول بالإضافة إلى رقابة السلطة التشريعية مثل : رقابة اللجان النقابية ،رقابة التنظيمات السياسية
المختلفة و متعددة الأشكال.
5-من حيث المستويات الإدارية : وتضم ثلاثة أنواع :
أ-على مستوى الفرد: يهدف إلى تقسيم أداء الأفراد العاملين و معرفة مستوى كفاءتهم في العمل و
سلوكهم وذلك بمقارنة أدائهم مع المعايير الخاصة بذلك .
ب-على مستوى الوحدة الإدارية : يهدف هذا النوع إلى قياس و تقييم الانجاز الفعلي لإدارة واحدة أو
قسم من أقسامها لمعرفة كفاءة أدائها لمهامها و تحقيق الأهداف المطلوبة منها .
ج-على مستوى الشركة :الغرض منه تقسيم الأداء الكلي فيها ؛و معرفة مدى كفاءتها في تحقيق الأهداف
العامة التي تعمل من اجل تحقيقها؛ مثل نسبة الربح التي تحققها في نهاية السنة؛ حصة المؤسسة في
السوق التجاري وقدرتها التنافسية...الخ.
6-من حيث نوعية الانحراف :
أ-الايجابية : ويقصد بهذا النوع من الرقابة تحديد الانحرافات الايجابية لمعرفة أسبابها و تدعيمها و من
ثم الاستفادة منها بشكل أكثر في المستقبل
ب-السلبية : و يقصد بها الكشف عن الأخطاء و الانحرافات السلبية وتحديد و معرفة أسبابها و مسبباتها
والعمل على تصحيحها و اتخاذ القرارات والإجراءات لمنع تكرار حدوثها في المستقبل .
7-من حيث تنظيمها :
أ-الرقابة المفاجئة :وهو ذلك النوع من الرقابة الإدارية الذي يتم بصورة مفاجئة و دون سابق إنذار من
أجل مراقبة العمل و ضبطه دون اتخاذ ترتيبات مسبقة من المدير أو الرئيس المباشر.
ب-الرقابة الدورية : وهي التي تنفذ كل فترة زمنية أي حسب جدول زمني منتظم ؛ حيث يتم تحديدها
يوميا أو أكثر ؛كل أسبوع أو كل شهر؛ وقد يوضع الجدول الزمني على أساس ربع أو نصف سنوي
ج-الرقابة المستمرة: وتتم عن طريق المتابعة والإشراف و التقييم المستمر لأداء العمل.
8-من حيث تركيبها :
أ-الرقابة البسيطة : وهي الرقابة التي لا تحتاج إلى الإجراءات المعقدة و الأساليب الأكثر تعقيدا عند
ممارستها فهي غالبا ما تكون بسيطو و سهلة الممارسة و لا تحتاج إلى عنف أو تسلط و مفهومة للجميع
ب-الرقابة المركبة : فهي التي تشمل على العديد من المستويات الرقابية تبدأ من داخل المنشاة و تنتهي
في خارجها ومثال ذلك :رقابة المؤسسات و الأجهزة المركزية الحكومية على الوحدات الاقتصادية أو
الخدمية للحكومة أو غيرها من المنشاة التجارية .
9-الرقابة المباشرة والغير المباشرة :
أ-الرقابة المباشرة: تتميز بأنها لا تحتاج إلى درجات أو وسطاء في ممارستها ؛فعلاقة الرئيس
بالمرؤوسين ورقابته لعمله تمثل رقابة مباشرة وهي طبيعية و مفترضة ؛ولها حق التدخل الفوري .
ب-الرقابة الغير مباشرة : فهي متباعدة عن الأداء و لاقترب كثيرا منه و إنما تهتم بالكليات و
المجموعات أو الانجازات بعد إتمامها و استخراج المؤشرات الدالة عليها.
10-تصنيفها بحسب مهامها :
أ- الرقابة الحسابية : هي الرقابة على الحسابات الأولية و الختامية وكيفية استخدام الأموال المحاسبية أو
النظام المحاسبي المطبق ولا سيما إذا كان هناك نظام محاسبي موحد ؛مثل ذلك المطبق على الوحدات
الاقتصادية أو الخدمية التابعة للحكومة ؛أو التي تشارك فيها الحكومة أو مؤسساتها بنسب معينة.
ب-الرقابة الاقتصادية :فهي الرقابة على مشاركة المنشاة في النشاط الاقتصادي وعدم اللجوء إلى
أساليب الإضرار بالاقتصاد القومي أو محاولة الاحتكار .
ج-الرقابة المالية :حيث أنها تنصب على الإجراءات المالية و التصرفات و نواحي الإنفاق ؛و حتى أنواع الإيرادات و كيفية
توجيهما محاسبيا .
د-الرقابة الاجتماعية :و هي الرقابة الناشئة عن وجود المنشاة في المجتمع ؛يعني تنشئ عليه و تمارس
الإدارة دورها في المسؤولية الاجتماعية ؛وهي رقابة المجتمع أو ممثليه الرسميين مثل :جمعيات حماية
المستهلك الموجودة في الكثير من الدول لمراقبة المواصفات و الأسعار .
ه- الرقابة السياسية: فهي التي تمارس من قبل الجهات الرسمية أو الحكومية على منشآت الأعمال؛
تزداد شدة في النظم الاشتراكية و خاصة في وجود سياسات عامة ملزمة للشركات.
و-الرقابة الجبائية : هي تلك العمليات المنتظمة التي تقوم بها الإدارة الجبائية بغية التأكد من التصريحات
الجبائية للمكلف ؛ومطابقتها مع ماهو موجود في الواقع بهدف الكشف عن مواقع الغش و التهرب
الضريبي اتجاه الخزينة العمومية ؛ واستراد قيمته في حالة حدوث ذلك .
س-الرقابة المصرفية : هي أداء لتحقيق أهداف السياسة المالية وهي عبارة عن تطبيق عملي لمواقع
الرقابة في المجال المصرفي ؛وذلك بهدف مقترنة عمليات وموجودات البنك وتنظيمه : مقارنة بالقوانين
المسطرة من طرف اعلي سلطة نقدية وهي البنك المركزي.
المبحث الثالث : "مبادئ الرقابة "
*هناك بعض المبادئ الهامة التي تحكم حركة و استمرار الرقابة في العملية الإدارية وهذه المبادئ هامة بمثابة إرشادات يجب أن يستعين بها المراقب سواء كان مديرا أو رئيسا مفوضا من قبل الإدارة بهذا العمل؛ ونلخصها فيما يلي :
1- تركيز المسؤولية عن تحقيق هدف معين في شخص معين بذاته ؛وعندما يكون من الصعب تحقيق
ذلك يلتزم أن نضع الرقابة على عدة مستويات حسب تكرار الأداء وتعدد الإفراد والعناصر المتداخلة
في العمليات؛ أي تقسم الرقابة حسب المراحل مثل مرحلة الشراء ثم مرحلة التخزين ثم مرحلة الإنتاج
ثم مرحلة التخزين من اجل البيع و هكذا.
2- متابعة تقدم العمل بصفة مستمرة وذلك لإتمام عملية الرقابة بطريقة سليمة ؛وحيث أن هدف الرقابة
هو كشف المتاعب و المشاكل ؛لذا ينبغي تحديد بعض النقاط الإستراتيجية على سير العمل وجعلها
مراكز رقابة فعالة ؛مثل ذلك إذا تم وضع رقابة مشددة على عدد الطلابيات غير المنفذة أو المتأخرة في
التنفيذ فهذا يعطي مؤشرا للرقابة على مدى تقدم العمل أكثر مما لو ركزنا اهتمامنا على إجمالي
الطلابيات المنفذة فعلا .
3-التوقيت الملائم في إتمام العملية الرقابية بحيث لا تكون متأخرة كثيرا عن إتمام العمل حتى يصعب
إجراء التصحيح الملائم ؛وربما تكون الإدارة على علم أو إدراك لما يجب أن تكون عليه النتائج وبهذا
تتدخل في الوقت الملائم.
المبحث الرابع: "خصائص الرقابة"
./ خصائص الرقابة الفعالة: حتى تكون عملية الرقابة على كل المستويات يجب أن تتصف بالخصائص التالية :
• أن تكون المعلومات المقدمة خالية من الأخطاء .
• أن تكون المعلومات المقدمة واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن .
• يجب أن تقدم المعلومات في الوقت المناسب لان أي تأخر يفقد المعلومات قيمتها ويضيع على المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب .
• السرعة في تداول المعلومات وانتقالها بين مختلف المستويات .
• أن تكون عملية الرقابة مرنة ؛بحيث يمكن تعديلها إذا تغيرت بعض الظروف .
• أن يتصف نظام الرقابة بالاقتصاد في التكاليف .
المبحث الخامس : "أهدافها و فوائدها"
أ- أهداف الرقابة : يمكن حصر إجمالي الأهداف التي تحققها الرقابة فيما ياي :
• إبراز نتائج التنفيذ بدقة ووضوح و الوقوف على مدى تناسب ما تم من انجازات مع البرامج و الخطط الموضوعة .
• الوقوف على مسارات التنفيذ واتجاهاته وكشف المشاكل والصعوبات المترتبة عليه أول بأول .
• اكتشاف الأخطاء أو الانحرافات عن مقاييس الأداء المحددة مقدما في مختلف مراحل التنفيذ .
• المساهمة في تحديد أو كشف النواحي التي تتطلب ضرورة التغيير أو التعديل للخطط و برامج العمل في ضوء ظروف التشغيل الفعلية أو العوامل التي تؤثر بشكل فعال في تنفيذها أو ضرورة تعديل و تغيير أساليب و طرق التنفيذ بقصد بلوغ الأداء المناسب .
• المساهمة في تحديد الإجراءات اللازمة لوضع الأمور في نصابها قبل أن تتسع دائرة الانحرافات بالشكل الذي يتعذر معه اتخاذ الإجراءات المصححة.
• إنارة الطريق أو الترشيد المستمر الواعي لمستويات الإدارة والأجهزة المسؤولة عن الرقابة الأمر الذي يمكنهم من المطالبة بتحسين مستوى أداء التنفيذ باستمرار .
• المساهمة في تحقيق نوع من عدالة المعاملة وتقرير الحوافز بين العاملين أو محاسبة المقصرين بما يؤدي إلى المحافظة على مستوى الأداء أو العمل على زيادتها ؛الأمر الذي يدفع العاملين إلى بذل أقصى جهد في تأدية الأعمال الموكلة لتنفيذها حمما يؤدي في النهاية إلى تحقيق إنتاجية عالية بأقل تكلفة ممكنة .
• التنسيق بين مختلف أوجه النشاط الوحدة الاقتصادية الواحدة أو بين مجموعة من الوحدات المتشابهة على مستوى القطاعات <النوعية> مما يمكن المسؤولين من تحقيق أقصى وفرات ممكنة ؛أو بعث نواحي معينة من الإسراف والضياع .
• تمكين الأجهزة المسؤولة من الوقوف على مدى ما حققته الوحدات الاقتصادية أو القطاعات النوعية من أهداف الاقتصادية أو الاجتماعية على المستويين القومي أو القطاعي .فعل سبيل المثال قد نجد أن:
./تحقيق برامج معينة للعمالة.
./تحقيق خطط قومية للاستثمار .
./تحقيق خدمات عامة معينة لأكبر عدد من جمهور المستهلكين لسلع معينة بأقل تكلفة
ممكنة .
./ تحقيق القيمة المضافة المستهدفة .
./الوصول بالأسعار إلى مستوى معين ومقبول .
* من الاعتبارات والمتطلبات الاقتصادية والاجتماعية التي يمكن أن تعمل تحقيقها الرقابة الداخلية والخارجية على حد
سواء.
ومن البديهي أن تعمل الأجهزة الرقابية المسؤولة من اجل التحقق من إتمام البرامج والخطط والخدمات في الوقت
المطلوب ؛بأقل تكلفة ممكنة وبمستوى الأسعار التي حددتها السلطة الإدارية أو التنفيذية ؛وذلك عن طريق نظام فعال
يهدف إلى تجويد الأداء وتصحيح الأخطاء ؛ومنع الانحرافات؛ وبالتالي ينعكس ذلك على مستخدميه أو تنتفع به المنشأة.
ب- فوائدها : ويمكن ذكرها بإيجاز فيما يلي :
• إخضاع المؤسسة للنظم والقوانين التي تنظم عمل الأفراد.
• مراقبة ممارسات المدير ورؤساء الأقسام في التوجيه والإشراف على الأفراد وعلى الطريقة التي تتخذ فيها القرارات المتعلقة بصرف الأموال ومدى التقيد بالمواصفات الكمية والنوعية التي يجب توفرها في السلعة أو الخدمة التي تنتجها المؤسسة .
• التأكد من أن الموارد المادية والبشرية تستخدم بطريقة مثلى ولا تهدر بدون مقابل .
• تعمل الرقابة على رفع كفاءة الأفراد والآلات والمواد الخام والتأكد من أنها تستخدم وفق المعايير المحددة لها .
• تكشف عن المدراء والأفراد المبدعين وتكافئهم .
• تقلل من تكرار المشكلات الناتجة عن الانحرافات السلبية .
• تكشف عن مدى ولاء ورضا الموظفين والعمال ورؤساءهم على المؤسسة التي يعملون فيها .
• قيام اتصال موثق ومتين بين مختلف المستويات الإدارية .
المبحث السادس : "الرقابة وعلاقتها بأشباهها "
*يشتبه الأمر على العديد من الممارسين للعمل الإداري في استخدام كلمة الرقابة وما شابهها من كلمات مثل :المتابعة
والمراجعة والتفتيش والتقسيم والواقع أن كل من هؤلاء يختلف نسبيا عن الرقابة وهذا مانشرحه فيما يلي :
1. المتابعة:حيث يكلف شخص أو أحد المساعدين للمدير بمتابعة الأداء دون تدخل منه بل يلاحق العمل ويتتبع خطواته ومسيرته حتى تكون الأعمال تحت عين الإدارة حسب توقيت الموضوع ؛ولهذا فالمتابعة ليست رقابة بل جزء منها حيث ليس للقائم بها سلطة القرار .
2. المراجعة :وهي إعادة الأداء مرة أخرى بواسطة شخص أخر يكلف للتأكد من أن الأداء قد تم طبقا للأصول والقواعد المحددة له ؛ وفي حالة كشف خطأ ما في الأداء تبلغ الإدارة به لاتخاذ الإجراء المناسب أو تصحيح الخطأ بالكيفية التي ترعى مصلحة العمل والقائمين به ورؤسائهم وقد تكون المراجعة مالية أو إدارية .
3. التفتيش :وهو المفاجئ التي تعهد به الإدارة إلى احد الرؤساء بحيث يتم التعرف على الانجاز النهائي للكشف عن العيوب الفنية أو غيرها ؛ولهذا نجد الكثير من المنشآت العربية ولا سيما الانجليزية التي تعتبر التفتيش جزءا مهما من عمل الإدارة وكنه ليس رقابيا .
4. التقييم : فهو العمل المنظم الذي يتفحص العمل ويضع له أحكام أو تقديرات يمكن لإدارة الاستعانة بها في الحكم على الأداء و درجة إتقانه أو مستوى الكفاءة الإنتاجية المحققة حسب المستويات القياسية المعتمدة سواء على مستوى المنشأة أو مستوى القطاع أو مستوى المجتمع كلــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــه
1- المقدمة :
2-العرض :
• الفصل الأول : "مدخل عام"
المبحــــث الأول : أهم التعريفات المتداولة للرقابة .
المبحث الثانــــي : أهم التصنيفات التي تستند إليها الرقابة .
المبحث الثالـــث : أهم مبادئ الرقابة .
المبحث الرابـــع : أهم خصائص الرقابة .
المبحث الخامس : أهم أهداف الرقابة وفوائدها .
المبحث السادس : علاقة الرقابة بأشباهها .
• الفصل الثاني : "العملية الرقابية "
المبحـــث الأول : تعريف العملية الرقابية .
المبحث الثانـــي : أبعاد العملية الرقابية .
المبحث الثالـــث : هيكل نظام الرقابة الذي تتم به العملية الرقابية .
المبحث الرابـــع : مراحل العملية الرقابية.
المبحث الخامس : مكونات نظام الرقابة و عوامل نجاحها.
المبحث السادس : مجالات استخدامها.
المبحث السابــع : استخدام نتائجها.
• الفصل الثالث : "من هم المسؤولون عن الرقابة و كذا اتخاذ الإجراءات التصحيحية "
المبحث الأول : المراقب - مؤهلاته – صفاته الشخصية.
• الفصل الرابع : "بعض النظم وما يواجهها من مشاكل "
المبحـث الأول : النظم الرقابية المحكمة .
المبحـث الثاني : بعض مشاكل الرقابة .
• الفصل الخامس : "استطلاع أجهزة الرقابة "
المبحث الأول : أمثلة عن الرقابة في الشركات .
3-الخاتمة :
المقدمـــــــــــــــــــــــــــــــة:
تعتبر الرقابة كغيرها من الأنشطة الرئيسية في أي منشاة مثلها مثل التخطيط الذي يليه التنظيم تحت إشراف القيادة ولايمكن لأي منشاة أن تؤدي دورها وتحقق أهدافها من دون اللجوء إلى استعمال أي من هذه الرباعية بتنسيقها نصل إلى مانريد؛حيث اختلف تحديد دورها وذلك وفق للنظم السائدة ؛ففي الاشتراكية حيث التخطيط الشامل و حيث يوجد قطاع عام قائد نجد الأجهزة التي تهتم في وضع الخطة و الرقابة عليها يكمل بعضها لبعض الأخر؛فجهاز التخطيط يرتبط ارتباطا وثيقا بجهاز الإحصاء وبالجهاز المصرفي والأجهزة التنفيذية الأخرى وهذه الأجهزة جميعا تعمل متعاونة في رسم الخطة وتنفيذها ومتباعتها و الرقابة عليها؛وذلك على عكس النظم الرأسمالية حيث تكون أجهزة الرقابة فيها عادة مستقلة عن بعضها البعض؛وليس لدورها الرقابي الفعالية و الأثر كما في النظم الاشتراكية؛حيث أنها تقوم بالدور الرقابي غايتها التأكد من سلامة المستندات لم يحل دون وقوع الأخطاء و إنما تكشفها فقط ؛ وغالبا أن الأخطاء لا تتكرر دائما بالصور التي تقع بهاو أول مرة ولذلك لا يتيسر تجنبها والحيلولة دون وقوعها في العمليات اللاحقة ومن ثم تصبح الفائدة من الرقابة في النظم الرأسمالية محدودة الأثر أما في النظم الاشتراكية شاملة و ليست جزئية إلا أن هذا الاختلاف بين ماهيتها في النظم الاقتصادية ؛أم يجعل من أهدافها و أشكالها وكذا أدواتها مختلفة .
فما هو التعريف الأمثل لها ؟ وما هي أساسياتها وكيف يتم الاستفادة منها ؟
-01- الفصل الأول: مدخل عام.
المبحث الأول: " أهم التعريفات المتداولة للرقابة "
1-تعريف الرقابة: تعتبر الرقابة المقياس الذي من خلاله نقوم بتصحيح أداء المدراء و مرؤوسيهم بغرض تصحيح الانحرافات السلبية وتدعيم الايجابية منها حيث أنها ليست مستقلة عن الوظائف الأخرى بل هي مكملة لبعضها ومتداخلة فيما بينها وهي ترتكز على شرطان هما:-وضع اللحظة ؛وتحديد الأهداف :حيث اختلف العلماء وكتاب الإدارة في تحديد تعريف واحد حيث نجد أن:
أ- التعريف الأول : HENRY FAYOL الذي عاصر فريدريك تايلور في الو.م.أ عرف الرقابة بأنها
"التأكد مما اذاكان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعية و التعليمات الصادرة والمبادئ المحددة ،
وان غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف و الأخطاء بقصد معالجتها ومنع تكرار حدوثها؛وهي تطبق على كل شيء ."
ب-التعريف الثاني : TERRY .G ؛تيري جورج:الذي عرفها بأنها "قدرة المدير على التأثير في سلوك
الأفراد في تنظيم معنى بحيث يحقق هذا التأثير لنتائج مستهدفة ."
ج-التعريف الثالث: محمد ماهر عليش و الذي عرف الوظيفة الرقابية بأنها "العملية التي تسعى إلى التأكد من الأهداف المحددة
و القياسات المرسومة و الخطط و التعليمات الموجهة إنما تنفذ بالدقة و العناية كما تعني الرقابة من أن النتائج المحققة تطابق
تماما ما تتوقعه الإدارة و تسمو إليه."
د- التعريف الرابع : صالح الشنواني ؛ يعرفها على أنها "وظيفة إدارية تعمل على قياس و تصحيح أعمال المساعدين
والمرؤوسين بغرض التأكد من الأهداف والخطط المرسومة قد حققت و نفذت."
ه-التعريف الخامس: الرقابة بالمعنى التقليدي ؛هي " التعرف على الأداء الفعلي للمرؤوسين وتحليل النتائج التي توصلوا
إليها؛و حصر الأهداف التي حققوها من خلال ممارستهم للعمل سواء كان هذا العمل خاضع لبرنامج معني أو طبقا لخطة
مرسومة أو سحب تعليمات و أوامر صادرة من الإدارة العليا أو غيرها من لمستويات الإدارة صاحبة السلطة و الأمر."
و-التعريف السادس: الرقابة من الناحية القانونية ؛هي عبارة عن حق دستوري يخول صاحب السلطة إصدار قرارات اللازمة
لإنجاح مشروعات الخطة كما تحمل معتنى الوصايا من جانب الدولة لفرض حدود وقيود معينة تؤدي إلى أهداف التنظيم
الذي تتطلبه الدولة وهي تتراوح بين المراجعة اللاحقة وبين فرض سلطة إدارية تلزم المشروع بأوضاع معينة.
* وهناك تعريفات أخرى كثيرة رغم اختلافها إلا أنها تؤدي إلى نفس المضمون والذي يوصلنا إلى التعريف الشامل وهو
"الرقابة الإدارية هي العملية التي تتم من خلالها مقارنة المعايير بالأداء الفعلي و الكشف عن الانحرافات وأسبابها واتخاذ
الإجراءات اللازمة لتصحيحها .
المبحث الثاني: "أهم التصنيفات التي تستمد إليها الرقابة "
حيث أن الرقابة صنفت إلى عدة تصنيفات وذلك حسب وجهة النظر التي تستند إليها فتباينت صورها وذلك وفق المعايير المختلفة فمثلا:
1-من وجهة النظر المحاسبية الاقتصادية إلى:
أ- الرقابة مستنديه : و تكون على المستندات و السجلات و الدفاتر المالية و غايتها هي التأكد من
سلامة طرق الإنفاق و صحة المستندات.
ب- الرقابة على الأداء : وهي عبارة عن قياس الأداء الجاري والتي تقوده لأهداف معينة ومحددة
مسبقا وهي ترتكز على عدد من الأركان الأساسية و هي :- وجود أهداف محددة مسبقا- قياس أداء
الفعلي- مقارنة الأداء الفعلي بالمستهدف – اتخاذ القرارات اللازمة لتصحيح الانحرافات.
ج-الرقابة الشاملة : و هي الفحص و المراجعة الشاملة التي تتم بعد انتهاء السنة المالية وإعداد القوائم
المالية و الحسابات الختامية.
2-من حيث التوقيت لحدوثها:
أ-الرقابة المسبقة: وهي تتخذ صورة الموافقة السابقة من الأجهزة الخاصة بالرقابة على القرارات
المتعلقة بالتصرف بالأموال وتتم على جانب النفقات فقط ولكنها تعني الموافقة على تحصيل الإرادات
وتوزيعها على بنود المصروفات .
ب-الرقابة الثانية "هي أثناء التنفيذ":هي عبارة عن رقابة ذاتية تكون داخل الوحدة الإدارية أو
الاقتصادية للتا كد من أن العمل داخلها يتم وفق التخطيط المسبق وهي عملية تتميز بالاستمرار
والشمول حيث أنها تبدأ مع العمل و تساير خطوات تنفيذها وهذا يساعد على مقارنة الأداء الفعلي
مع التقديرات واكتشاف الخطأ و القصور لتصحيحه في الحال.
ج-الرقابة اللاحقة :وهي التي تقوم بفحص ماتم من تنفيذه من عمليات مالية لاكتشاف
موقع من مخالفات و تحسم كثيرا من الأخطاء التي لا تظهر إذا روجعت منفردة وهذا النوع من الرقابة
تقوم به عادة الأجهزة الخارجية المتضخمة ؛لا تتناقض مع سلطة القائمين على أمر الإدارة عكس
الرقابة السابقة التي تؤدي إلى تدخل هيئة الرقابة في مسؤوليات الجهات الإدارية وتسلب بعض
اختصاصاتها و يترتب على ذلك تأخر في العمل و مع هذا فانه يعاب عليها لأنها لا تكشف الأخطاء إلا
بعد وقوعها فهي لا تحول دون تجديد الموارد أو سوء استخدامها.
3-من حيث الجهة التي تتولاها:
أ- الرقابية الداخلية: وهي الرقابة التي تتم داخل المؤسسة وعلى كافة المستويات الإدارية و أفراد
العاملين فيها على اختلاف وظائفهم و مواقعهم في التنظيم ؛سواء كانوا مدراء أو رؤساء أقسام وفي
بعض الشركات الكبيرة و المتوسطة الحجم هناك وحدة إدارية متخصصة بهذا العمل .
ب-الرقابة الخارجية: وهي الرقابة التي تتم خارج المؤسسة و تقوم بها أجهزة الرقابة المتخصصة؛و
تكون تابعيتها غالبا للدولة ؛مثلا :ديوان الخدمة المدنية يراقب عملية التوظيف و تحديد الدرجات
الوظيفية والترقيات وإنهاء الخدمة ....الخ.-البنك المركزي يراقب أعمال البنوك التجارية ؛ديوان
المحاسبة أعمال الوزارات من حيث أوجه صرف الأموال و تحصليها و كذلك ديوان الرقابة و التفتيش
....الخ.
4- من حيث السلطة المخولة للأجهزة الرقابية:
أ-الرقابة التنفيذية : تقوم بها اجهزة حكومية ايا كان نوعها بغرض التأكد من حسن استخدام المال و تتمثل في الرقابة
المستندية السابقة منها و اللاحقة و رقابة الأداء.
ب-الرقابة التشريعية : تقوم بها الهيئة التشريعية لما لها من سلطة في الرقابة المالية و تباشر هذه السلطة عملها عن طريق
الاستجوابات و الأسئلة لممثلي السلطة التنفيذية أو بتكوين لجان متخصصة من بين أعضاء المجلس التشريعي وتكون
مهمة هذه اللجان مراقبة تنفيذ الميزانية و الصنف الثالث هنا هو الرقابة الشعبية و التي هي رقابة ذلك الأجهزة الشعبية
التي قد توجد في بعض الدول بالإضافة إلى رقابة السلطة التشريعية مثل : رقابة اللجان النقابية ،رقابة التنظيمات السياسية
المختلفة و متعددة الأشكال.
5-من حيث المستويات الإدارية : وتضم ثلاثة أنواع :
أ-على مستوى الفرد: يهدف إلى تقسيم أداء الأفراد العاملين و معرفة مستوى كفاءتهم في العمل و
سلوكهم وذلك بمقارنة أدائهم مع المعايير الخاصة بذلك .
ب-على مستوى الوحدة الإدارية : يهدف هذا النوع إلى قياس و تقييم الانجاز الفعلي لإدارة واحدة أو
قسم من أقسامها لمعرفة كفاءة أدائها لمهامها و تحقيق الأهداف المطلوبة منها .
ج-على مستوى الشركة :الغرض منه تقسيم الأداء الكلي فيها ؛و معرفة مدى كفاءتها في تحقيق الأهداف
العامة التي تعمل من اجل تحقيقها؛ مثل نسبة الربح التي تحققها في نهاية السنة؛ حصة المؤسسة في
السوق التجاري وقدرتها التنافسية...الخ.
6-من حيث نوعية الانحراف :
أ-الايجابية : ويقصد بهذا النوع من الرقابة تحديد الانحرافات الايجابية لمعرفة أسبابها و تدعيمها و من
ثم الاستفادة منها بشكل أكثر في المستقبل
ب-السلبية : و يقصد بها الكشف عن الأخطاء و الانحرافات السلبية وتحديد و معرفة أسبابها و مسبباتها
والعمل على تصحيحها و اتخاذ القرارات والإجراءات لمنع تكرار حدوثها في المستقبل .
7-من حيث تنظيمها :
أ-الرقابة المفاجئة :وهو ذلك النوع من الرقابة الإدارية الذي يتم بصورة مفاجئة و دون سابق إنذار من
أجل مراقبة العمل و ضبطه دون اتخاذ ترتيبات مسبقة من المدير أو الرئيس المباشر.
ب-الرقابة الدورية : وهي التي تنفذ كل فترة زمنية أي حسب جدول زمني منتظم ؛ حيث يتم تحديدها
يوميا أو أكثر ؛كل أسبوع أو كل شهر؛ وقد يوضع الجدول الزمني على أساس ربع أو نصف سنوي
ج-الرقابة المستمرة: وتتم عن طريق المتابعة والإشراف و التقييم المستمر لأداء العمل.
8-من حيث تركيبها :
أ-الرقابة البسيطة : وهي الرقابة التي لا تحتاج إلى الإجراءات المعقدة و الأساليب الأكثر تعقيدا عند
ممارستها فهي غالبا ما تكون بسيطو و سهلة الممارسة و لا تحتاج إلى عنف أو تسلط و مفهومة للجميع
ب-الرقابة المركبة : فهي التي تشمل على العديد من المستويات الرقابية تبدأ من داخل المنشاة و تنتهي
في خارجها ومثال ذلك :رقابة المؤسسات و الأجهزة المركزية الحكومية على الوحدات الاقتصادية أو
الخدمية للحكومة أو غيرها من المنشاة التجارية .
9-الرقابة المباشرة والغير المباشرة :
أ-الرقابة المباشرة: تتميز بأنها لا تحتاج إلى درجات أو وسطاء في ممارستها ؛فعلاقة الرئيس
بالمرؤوسين ورقابته لعمله تمثل رقابة مباشرة وهي طبيعية و مفترضة ؛ولها حق التدخل الفوري .
ب-الرقابة الغير مباشرة : فهي متباعدة عن الأداء و لاقترب كثيرا منه و إنما تهتم بالكليات و
المجموعات أو الانجازات بعد إتمامها و استخراج المؤشرات الدالة عليها.
10-تصنيفها بحسب مهامها :
أ- الرقابة الحسابية : هي الرقابة على الحسابات الأولية و الختامية وكيفية استخدام الأموال المحاسبية أو
النظام المحاسبي المطبق ولا سيما إذا كان هناك نظام محاسبي موحد ؛مثل ذلك المطبق على الوحدات
الاقتصادية أو الخدمية التابعة للحكومة ؛أو التي تشارك فيها الحكومة أو مؤسساتها بنسب معينة.
ب-الرقابة الاقتصادية :فهي الرقابة على مشاركة المنشاة في النشاط الاقتصادي وعدم اللجوء إلى
أساليب الإضرار بالاقتصاد القومي أو محاولة الاحتكار .
ج-الرقابة المالية :حيث أنها تنصب على الإجراءات المالية و التصرفات و نواحي الإنفاق ؛و حتى أنواع الإيرادات و كيفية
توجيهما محاسبيا .
د-الرقابة الاجتماعية :و هي الرقابة الناشئة عن وجود المنشاة في المجتمع ؛يعني تنشئ عليه و تمارس
الإدارة دورها في المسؤولية الاجتماعية ؛وهي رقابة المجتمع أو ممثليه الرسميين مثل :جمعيات حماية
المستهلك الموجودة في الكثير من الدول لمراقبة المواصفات و الأسعار .
ه- الرقابة السياسية: فهي التي تمارس من قبل الجهات الرسمية أو الحكومية على منشآت الأعمال؛
تزداد شدة في النظم الاشتراكية و خاصة في وجود سياسات عامة ملزمة للشركات.
و-الرقابة الجبائية : هي تلك العمليات المنتظمة التي تقوم بها الإدارة الجبائية بغية التأكد من التصريحات
الجبائية للمكلف ؛ومطابقتها مع ماهو موجود في الواقع بهدف الكشف عن مواقع الغش و التهرب
الضريبي اتجاه الخزينة العمومية ؛ واستراد قيمته في حالة حدوث ذلك .
س-الرقابة المصرفية : هي أداء لتحقيق أهداف السياسة المالية وهي عبارة عن تطبيق عملي لمواقع
الرقابة في المجال المصرفي ؛وذلك بهدف مقترنة عمليات وموجودات البنك وتنظيمه : مقارنة بالقوانين
المسطرة من طرف اعلي سلطة نقدية وهي البنك المركزي.
المبحث الثالث : "مبادئ الرقابة "
*هناك بعض المبادئ الهامة التي تحكم حركة و استمرار الرقابة في العملية الإدارية وهذه المبادئ هامة بمثابة إرشادات يجب أن يستعين بها المراقب سواء كان مديرا أو رئيسا مفوضا من قبل الإدارة بهذا العمل؛ ونلخصها فيما يلي :
1- تركيز المسؤولية عن تحقيق هدف معين في شخص معين بذاته ؛وعندما يكون من الصعب تحقيق
ذلك يلتزم أن نضع الرقابة على عدة مستويات حسب تكرار الأداء وتعدد الإفراد والعناصر المتداخلة
في العمليات؛ أي تقسم الرقابة حسب المراحل مثل مرحلة الشراء ثم مرحلة التخزين ثم مرحلة الإنتاج
ثم مرحلة التخزين من اجل البيع و هكذا.
2- متابعة تقدم العمل بصفة مستمرة وذلك لإتمام عملية الرقابة بطريقة سليمة ؛وحيث أن هدف الرقابة
هو كشف المتاعب و المشاكل ؛لذا ينبغي تحديد بعض النقاط الإستراتيجية على سير العمل وجعلها
مراكز رقابة فعالة ؛مثل ذلك إذا تم وضع رقابة مشددة على عدد الطلابيات غير المنفذة أو المتأخرة في
التنفيذ فهذا يعطي مؤشرا للرقابة على مدى تقدم العمل أكثر مما لو ركزنا اهتمامنا على إجمالي
الطلابيات المنفذة فعلا .
3-التوقيت الملائم في إتمام العملية الرقابية بحيث لا تكون متأخرة كثيرا عن إتمام العمل حتى يصعب
إجراء التصحيح الملائم ؛وربما تكون الإدارة على علم أو إدراك لما يجب أن تكون عليه النتائج وبهذا
تتدخل في الوقت الملائم.
المبحث الرابع: "خصائص الرقابة"
./ خصائص الرقابة الفعالة: حتى تكون عملية الرقابة على كل المستويات يجب أن تتصف بالخصائص التالية :
• أن تكون المعلومات المقدمة خالية من الأخطاء .
• أن تكون المعلومات المقدمة واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن .
• يجب أن تقدم المعلومات في الوقت المناسب لان أي تأخر يفقد المعلومات قيمتها ويضيع على المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب .
• السرعة في تداول المعلومات وانتقالها بين مختلف المستويات .
• أن تكون عملية الرقابة مرنة ؛بحيث يمكن تعديلها إذا تغيرت بعض الظروف .
• أن يتصف نظام الرقابة بالاقتصاد في التكاليف .
المبحث الخامس : "أهدافها و فوائدها"
أ- أهداف الرقابة : يمكن حصر إجمالي الأهداف التي تحققها الرقابة فيما ياي :
• إبراز نتائج التنفيذ بدقة ووضوح و الوقوف على مدى تناسب ما تم من انجازات مع البرامج و الخطط الموضوعة .
• الوقوف على مسارات التنفيذ واتجاهاته وكشف المشاكل والصعوبات المترتبة عليه أول بأول .
• اكتشاف الأخطاء أو الانحرافات عن مقاييس الأداء المحددة مقدما في مختلف مراحل التنفيذ .
• المساهمة في تحديد أو كشف النواحي التي تتطلب ضرورة التغيير أو التعديل للخطط و برامج العمل في ضوء ظروف التشغيل الفعلية أو العوامل التي تؤثر بشكل فعال في تنفيذها أو ضرورة تعديل و تغيير أساليب و طرق التنفيذ بقصد بلوغ الأداء المناسب .
• المساهمة في تحديد الإجراءات اللازمة لوضع الأمور في نصابها قبل أن تتسع دائرة الانحرافات بالشكل الذي يتعذر معه اتخاذ الإجراءات المصححة.
• إنارة الطريق أو الترشيد المستمر الواعي لمستويات الإدارة والأجهزة المسؤولة عن الرقابة الأمر الذي يمكنهم من المطالبة بتحسين مستوى أداء التنفيذ باستمرار .
• المساهمة في تحقيق نوع من عدالة المعاملة وتقرير الحوافز بين العاملين أو محاسبة المقصرين بما يؤدي إلى المحافظة على مستوى الأداء أو العمل على زيادتها ؛الأمر الذي يدفع العاملين إلى بذل أقصى جهد في تأدية الأعمال الموكلة لتنفيذها حمما يؤدي في النهاية إلى تحقيق إنتاجية عالية بأقل تكلفة ممكنة .
• التنسيق بين مختلف أوجه النشاط الوحدة الاقتصادية الواحدة أو بين مجموعة من الوحدات المتشابهة على مستوى القطاعات <النوعية> مما يمكن المسؤولين من تحقيق أقصى وفرات ممكنة ؛أو بعث نواحي معينة من الإسراف والضياع .
• تمكين الأجهزة المسؤولة من الوقوف على مدى ما حققته الوحدات الاقتصادية أو القطاعات النوعية من أهداف الاقتصادية أو الاجتماعية على المستويين القومي أو القطاعي .فعل سبيل المثال قد نجد أن:
./تحقيق برامج معينة للعمالة.
./تحقيق خطط قومية للاستثمار .
./تحقيق خدمات عامة معينة لأكبر عدد من جمهور المستهلكين لسلع معينة بأقل تكلفة
ممكنة .
./ تحقيق القيمة المضافة المستهدفة .
./الوصول بالأسعار إلى مستوى معين ومقبول .
* من الاعتبارات والمتطلبات الاقتصادية والاجتماعية التي يمكن أن تعمل تحقيقها الرقابة الداخلية والخارجية على حد
سواء.
ومن البديهي أن تعمل الأجهزة الرقابية المسؤولة من اجل التحقق من إتمام البرامج والخطط والخدمات في الوقت
المطلوب ؛بأقل تكلفة ممكنة وبمستوى الأسعار التي حددتها السلطة الإدارية أو التنفيذية ؛وذلك عن طريق نظام فعال
يهدف إلى تجويد الأداء وتصحيح الأخطاء ؛ومنع الانحرافات؛ وبالتالي ينعكس ذلك على مستخدميه أو تنتفع به المنشأة.
ب- فوائدها : ويمكن ذكرها بإيجاز فيما يلي :
• إخضاع المؤسسة للنظم والقوانين التي تنظم عمل الأفراد.
• مراقبة ممارسات المدير ورؤساء الأقسام في التوجيه والإشراف على الأفراد وعلى الطريقة التي تتخذ فيها القرارات المتعلقة بصرف الأموال ومدى التقيد بالمواصفات الكمية والنوعية التي يجب توفرها في السلعة أو الخدمة التي تنتجها المؤسسة .
• التأكد من أن الموارد المادية والبشرية تستخدم بطريقة مثلى ولا تهدر بدون مقابل .
• تعمل الرقابة على رفع كفاءة الأفراد والآلات والمواد الخام والتأكد من أنها تستخدم وفق المعايير المحددة لها .
• تكشف عن المدراء والأفراد المبدعين وتكافئهم .
• تقلل من تكرار المشكلات الناتجة عن الانحرافات السلبية .
• تكشف عن مدى ولاء ورضا الموظفين والعمال ورؤساءهم على المؤسسة التي يعملون فيها .
• قيام اتصال موثق ومتين بين مختلف المستويات الإدارية .
المبحث السادس : "الرقابة وعلاقتها بأشباهها "
*يشتبه الأمر على العديد من الممارسين للعمل الإداري في استخدام كلمة الرقابة وما شابهها من كلمات مثل :المتابعة
والمراجعة والتفتيش والتقسيم والواقع أن كل من هؤلاء يختلف نسبيا عن الرقابة وهذا مانشرحه فيما يلي :
1. المتابعة:حيث يكلف شخص أو أحد المساعدين للمدير بمتابعة الأداء دون تدخل منه بل يلاحق العمل ويتتبع خطواته ومسيرته حتى تكون الأعمال تحت عين الإدارة حسب توقيت الموضوع ؛ولهذا فالمتابعة ليست رقابة بل جزء منها حيث ليس للقائم بها سلطة القرار .
2. المراجعة :وهي إعادة الأداء مرة أخرى بواسطة شخص أخر يكلف للتأكد من أن الأداء قد تم طبقا للأصول والقواعد المحددة له ؛ وفي حالة كشف خطأ ما في الأداء تبلغ الإدارة به لاتخاذ الإجراء المناسب أو تصحيح الخطأ بالكيفية التي ترعى مصلحة العمل والقائمين به ورؤسائهم وقد تكون المراجعة مالية أو إدارية .
3. التفتيش :وهو المفاجئ التي تعهد به الإدارة إلى احد الرؤساء بحيث يتم التعرف على الانجاز النهائي للكشف عن العيوب الفنية أو غيرها ؛ولهذا نجد الكثير من المنشآت العربية ولا سيما الانجليزية التي تعتبر التفتيش جزءا مهما من عمل الإدارة وكنه ليس رقابيا .
4. التقييم : فهو العمل المنظم الذي يتفحص العمل ويضع له أحكام أو تقديرات يمكن لإدارة الاستعانة بها في الحكم على الأداء و درجة إتقانه أو مستوى الكفاءة الإنتاجية المحققة حسب المستويات القياسية المعتمدة سواء على مستوى المنشأة أو مستوى القطاع أو مستوى المجتمع كلــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــه