الفصل الأول
تطور نظم المعلومات الإدارية
Management information systems evolution
تقديـــــــــــــــم
انه لمن المهم معرفة كيفية تطور نظم المعلومات الإدارية المعتمدة على التكنولوجيا حتى نستطيع إدارة نظم المعلومات و تكنولوجيا المعلومات بشكل أكثر كفاءة و فعالية في المستقبل .
بينما تسعى معظم المنظمات لتطوير مداخل إستراتيجية أكثر لإدارة نظم المعلومات و تكنولوجيا المعلومات ( ) للمستقبل , فإنها على الأغلب يمكنها تحقيق هذه النتائج من خلال ما يمكن اطلاق عليه مجموعة تكتيكات او سياسات قصيرة الأجل . لذلك نرى ان على المنظمات التي ترغب في تحقيق اهداف تنافسية و امتلاك تكنولوجيا معلومات استراتيجية لمواكبة التطورات في بيئة الاعمال و الوصول الى نجاح اكبر في المستقبل عليها ان تعيد النظـــــــر في ااستراتيجياتها القديمة او تضع خططا استراتيجية جديدة تضع في الاعتبار الاحتياجات و المتطلبات التكنولوجية اللازمة لتشغيل نظم المعلومات الادارية .
تم النظر الى تطور ( ) من عدة وجهات نظر من خلال استخدام عدة نماذج , عند الاخذ بعين الاعتبار مداخل خاصة كمتطلب في عملية التخطيط الاستراتيجي لنظم المعلومات و تكنولوجيا المعلومات .
هناك عدد من العوامل الاستراتيجية المهمة التي تؤثر على كفاءة و استمرارية استخدام () . ان الاهمية النسبية لكل عامل من هذه العوامل يتغير من وقت لاخر ومن منظمة الى اخرى , و هذه العوامل هي :
- الامكانات التكنولوجية المتاحة
- الاقتصاد في استخدام التكنولوجيا
- التطبيقات العملية المتوفرة
- المهارات و القدرات الموجودة لتطوير و استخدام التطبيقات
- الضغط على المنظمات او على الصناعة لتطوير الاداء
- قدرة المنظمة على اتخاذ القرارالمناسب لتطوير ( ) و المصادر المرتبطة
هذه العوامل و التي ليست على سبيل الحصر و يمكن ان تظهر في اشكال اخرى , في الحقيقة هي في ضغط متزايد و مستمر كمتطلب اساسي لنجاح نظم المعلومات الادارية , اذا اصبح استخدام ( ) على درجة من الحساسية و التعقيد و متطلب استراتيجي كما هو الحال في عملية اتخاذ القرار الاداري في المستوى الاستراتيجي .
نشوء نظم المعلومات الادارية :
ظهرت تقنية الحاسبات في الادارة في نهايات عام 1950 و كان اول التطبيقات التي ظهرت اتمتة برامج المهام محاسبية مثل مثل حساب الرواتب , حساب الذمم المدينة , و حساب الذمم الدائنة . خلال 1960 , ركزت تكنولوجيا الحاسبات في الادارة على التطبيقات الصناعية مثل نظام المخزون , نظام سيطرة الانتاج , نظام طلبيات الشراء , نظام المستهلكين . اذ مكنت اتمتة هذه التطبيقات من زيادة المدخرات المتمثلة في خفض تكاليف جراء تقليص عدد الموظفين .
و على الرغم من هذا , فانه ومع نهايات هذا العقد كان واضحا ان الانتاج التصنيعي في الولايات المتحدة سجل تناقصا في التوظيف مقداره ( ) فقط بسبب الاتمتة .
و في نهايات عام 1960 و بدايات 1970 , اعتبرت الحاسبات في المنظمات اداة بحث و تطوير ( ) , و على الاغلب لم تكن تكلفة نظم المعلومات تراقب بشكل دقيق في تلك المرحلة لذلك كان يسمح للباحثين ان يجروا تجاربهم بغض النظر عن التكلفة ليروا الى أي مدى ممكن ان يستفيد قطاع الاعمال من الاتمتة و نظم المعلومات . هذا وقد انتهت حاليا فترة البحث و التطوير .
في منتصف عام 1970, الى نهاياته واجهت مدراء منظمات الاعمال كثير من الاحداث و العقبات لاحكام السيطرة على استخدام نظم المعلومات الادارية .
و في بداية 1980 بدات قطاع الاعمال ينظر بشكل ادق الى تكلفة نظم المعلومات و التي تضخمت خلال فترة قليلة نسبيا , و بدات المنظمات تتحرى عن كيفية استخدام نظم المعلومات الادارية كاداة استراتيجية اكثر مما هي اداة لتنفيذ بعض المهام الادارية , هذا و كانت تعتبر المعلومات مصدرا مهما تماما كاهمية التمويل و المواد الخام و الافراد للمنظمة , و استخدام مصطلح ادارة مصادر المعلومات ( ) ( ) مع الحساب استراتيجي ( ) ليعكس مدخل الادارة العليا ( ) في الحساب .
في يومنا هذا معظم منظمات الاعمال تصر على ان تحليل و تصميم نظم المعلومات الادارية يساهم بشكل مباشر و فاعل في تحقيق اهداف المنظمة , من خلال تحديد المتطلبات التكنولوجية و اختيار نظام المعلومات الاداري المناسب للمنظمة استنادا الى عملية التخطيط الاستراتيجي للمنظمة ككل .
ظهور المنظمات الرقمية ذات التطبيق الالكتروني المتكامل العوامل العالمية التي غيرت البيئة التنافسية للمنظمات :
هناك اربعة عوامل و تغيرات عالمية ادت ا تعديل البيئة التنافسية للمنظمات و هي :
_ التغير الاول هو ظهور و تقوية الاقتصاد العالمي .
_ التغير الثاني هو التحول من الاقتصاد الصناعي و الاقتصاد الاجتماعي الى الاقتصاد الخدمي المستند على المعرفة و الاقتصاد المستند على المعلومات .
_ التغير الثالث هو التحول الى مشاريع الاعمال .
_ التغير الرابع هو ظهور المنظمات الرقمية .
ظهور الاقتصاد العالمي :
تعتمد معدلات النمو الاقتصادي في معظم الدول و خاصة الدول المتقدمة على الصادرات و الواردات , و تزيد التجارة الخارجية لهذه الدول للصادرات و الواردات عن (25) من مجمل التجارة , ان نجاح هذه المنظمات في الاستفادة من هذه الصفقات التجارية الكبرى يعتمد اساسا على قدرة هذه المنظمات على العمل في السوق العالمي و امكانياتها للمنافسة فيه .
تستطيع نظم المعلومات في ايامنا هذه على تزويد المنظمات بالاتصالات و القوى التحليلية التي تحتاجها المنظمات للاتصال و التواصل مع التجارة والسوق التجاري و ادارة الاعمال التجارية في السوق العالمي .
ان السيطرة على المنظمات الواسعة الانتشار عالميا كالاتصال مع الموردين و الموزعين , التشغيل 24 ساعة يوميا في بيئات مختلفة القوميات , خدمة الاحتياجات المحلية و الدولية و الاخبار عنها و تزويد التقارير _ يعتبر تحدي رئيسي للادارة يتطلب نظم معلومات قوية تستجيب لهذه التحديات و المتطلبات .
ان العولمة و نظم المعلومات ايضا جلبت تحديا جديدا لشركات الاعمال المحلية , لانه و بسبب وجود الاتصالات العالمية و النظم الادارية , اصبح المستهلك قادرا على الحصول على الاسعار و النوعيات للسلع و الخدمات من كافو انحاء العالم و بمصداقية و على مدار ال 24 ساعة يوميا . و لكي تتمكن المنظمات من الدخول في هذه المنافسة ضمن الاسواق العالمية فانها تحتاج الى نظم اتصالات و نظم معلومات قوية .
التحول من اقتصاديات الصناعة الى اقتصاديات المعرفة و المعلومات :
كثير من الدول العظمى كالولايات المتحدة و اليابان و المانيا و القوى الصناعية الاخرى قد تحولت من اقتصاديات الصناعة الى الاقتصاديات المستندة الى المعرفة و الاقتصاديات المستندة الى المعلومات , في نفس الوقت الذي تم نقل التصنيع فيه الى الدول ذات الاجور المنخفضة , ففي الاقتصاديات المستندة الى المعرفة و المعلومات كانت المعرفة و المعلومات هي المكونات المفتاحية لخلق الثروة .
ان ثورة المعلومات و المعرفة قد بدات في بدايات القرن العشرون و لكنها تدرجت بتسارع مذهل , ففي الولايات المتحدة فاق عدد العمال في قطاع الاعمال منذ عام 1976 العمال في القطاعات الاخرى كالخدمات و الزراعة الصناعة , ففي ايامنا هذه قلما نجد اقبالا عماليا على الزراعة و الصناعة و لكنا نجدهم بدلا من ذلك في شركات المبيعات و التعليم و الصحة و البنوك و التامين القانون , و همايضا يزودون قطاع الاعمال بخدمات مختلفة مثل برمجة الكمبيوتر و النسخ و التوزيع و عمل الطلبيات , هذه الوظائف اساسا تتضمن العمل ضمن خلق و توزيع المعلومات و المعرفة , و في الحقيقة فان العمل في مجال المعرفة و المعلومات يشكل فيما نسبته ( ) من مجمل الناتج القومي الامريكي و مانسبته ( ) من القوى العاملة .
ان المعلومات و المعرفة اصبحت حاليا اساسا للكثير من السلع و الخدمات الجديدة , لذلك فانه يحتاج انتاج السلع الرقمية او المعلوماتية مثل العاب الكمبيوتر , يحتاج انتاجها الى كم هائل من المعرفة و المعلومات . كل المعلومات الجديدة المستندة الى المعلومات و المعرفة قد قفزت بشكل هائل مثل شركة داو جونز لخدمات الاخبار ( ) و شركة امريكا اون لاين ( ) و شركة ياهو ( ) , هذه الحقول استخدمت ملايين الموظفين , اذ كانت المعرفة تستخدم هنا بشكل مركز اكثر من المنتجات التقليدية , ففي صناعة السيارات على سبيل المثال فان التصميم و الانتاج كلاهما الان يعتمد بشكل كبير جدا على تكنولوجيا المعلومات و المعرفة .
و تاخذ النظم و تكنولوجيا المعلومات في اقتصاديات المعلومات و المعرفة الاهتمام الاعظم , فالسلع و الخدمات المستندة الى المعرفة ذات القيمة الاقتصادية الضخمة مثل بطاقات الائتمان و تسليم الشحن الليلي و نظم الحجز حول العالم جميعها قد استندت على تكنولوجيا المعلومات الجديدة , اذ كونت تكنولوجيا المعلومات اكثر من ( ) من الاستثمار الراسمالي مثل التمويل و التامين و الاموال الثابتة .
و عبر جميع الصناعات الحالية فقد اصبحت الحاجة الى تكنولوجيا المعلومات حيوية و حساسة و تعتبر ممتلكات استراتيجية في المنظمة اذا احسن استغلالها فانها تشكل ميزة تنافسية مهمة , و تحتاج المنظمات نظم المعلومات لحسين تدفق المعلومات والمعرفة داخل التنظيم و لمساعدة الادارة في تعظيم مصادر المعرفة في المنظمة , لان انتاجية الموظفين سوف تعتمد على كفاءة و نوعية النظم التي تخدمهم , و لذلك فان قرارات الادارة ستكون مهمة و حيوية و حساسة على ازدهار المنظمة و بقائها .
التحول الى مشاريع الاعمال ( ) :
كان هناك تحولا في قدرات الامكانات في ادارة و تنظيم مشاريع الاعمال , فبعض المنظمات بدات بالاستفادة من الميزات هذه الامكانات الجديدة . كانت منظمات الاعمال التقليدية و مازالت تتبع بناءا و هيكلا تنظيما ترتيبا مركزيا , و توضيع الاختصاصيين بشكل نموذجي يعتمد على مجموعة ثابتة من معايير و اجراءات التشغيل بهدف تسليم كمية انتاج كبيرة من السلع و الخدمات , ان النموذج الجديد من منظمات الاعمال هو المسطح ( تقليل الطبقات ) , المرن اللامركزي , و توضيع افراد غير اختصاصيين يعتمدون على معلومات انية بهدف تسليم كمية مخصصة من السلع و الخدمات معدة بشكل رئيسي لمستهلك معين او سوق معين .
تعتمد مجموعة الادارة التقليدية و مازالت على خطط تشكيلية , تقسيم عمل متصلب و قواعد تشكيلية .في حين يعتمد المدير الجديد على التزامات موضعية, قنوات الاتصال , شبكات لتاسيس الاهداف ( اكثر من اعتماده على الخطط الشكلية ) و توضيع مرن للفريق و الافراد العاملين ضمن قوة المهمة و اعتماد رؤيا المستهلك لتحقيق التنسيق بين الموظفين .
يميل المدير الحديث الى استخدام المعرفة والاهتمام ابلعلم و التعلم و التركيز على صنع القرارات الفردية للموظفين لتاكيد تطبيق التشغيل الصحيح في المنظمة . و مرة اخرى نقول ان تكنولوجيا المعلومات تجعل تطبيق هذا النمط من الادارة ممكنا .
ظهور المنظمات الرقمية :
ان الاستخدام الحاد في تكنولوجياالمعلومات في منظمات الاعمال من منتصف التسعينيات ازدوج و بشكل متساو مع اعادة تصميم هام للهيكل التنظيمي , خلق و هيا الظروف لظهور ظاهرة جديدة في المجتمع الصناعي و هي المنظمة الرقمية المتكاملة .ان مفهوم المنظمة الرقمية يمكن تعرفه من اكثر من بعد , فالمنظمة الرقمية هي المنظمة التي تقريبا تشغل و تدير جميع عملياتها التنظيمية و علاقاتها مع المستهلكين و الموردين و الموظفين و الشركاء بشكل رقمي , أي اجراء العملية من خلال استخدام النظم و التكنولوجيا الرقمية للاتصالات و المعلومات . اذ يتم انجاز جميع العمليات الادارية من خلال شبكة رقمية تمتد عبر التنظيم الداخلي لتوصيل جميع النقاط في الهيكل التنظيمي بقنوات اتصال معلوماتية . و تشير العمليات الادارية الى مجموعة اجراءات تنظيم العمل و تنسيقه ومراقبته لانتاج السلع و الخدمات .و من الامثلة عن العمليات الادارية تطوير منتج جديد و تجهيز و ملء طلبات الشراء و ترقية الموظفين .و تكمن القوة التنافسية التي يمكن ان تحصل عليها المنظمة في طيقة انجاز هذه العمليا الادارية , و كذلك يمكن ادارة القدرات الخاصة في المنظمة و الملكية الثقافية و الاصول المالية و البشرية بطرق ووسائل رقمية و تكنولوجية .
في المنظمات الرقمية تعتبر أي معلومة مهما كانت صغيرة فهيمهمة ومطلوبة لدعم قرارت الأعمال بحيث يمكن استرجاعها و الاستفادة منها في أي وقت وفي أي مكان في المنظمة . المنظمات الرقمية تحس وتستجيب للمؤثرات في بيئتها وبشكل أسرع مما عليه النظمات التقليدية . مما يعطيها مرونة أكثر لتعيش وتبقى وخاصة في الظروف المضطربة . المنظمات الرقمية توفر فرصا غير عادية للادارة و التنظيم العالمي . من خلال توافر البنية الرقمية وانسيابية العمل في المنظمات الرقمية تعطيها المقدرة على تحقيق مستويات ربحية وتنافسية لم يسبق لها مثيل .
تتميز المنظمات الرقمية عن تلك التقليدية انها اقرب باعتمادها الكلي على مجموعة من التكنولوجيا المعلومات التي تستخدمها في تنظيم و ادارة المنظمة . انه ليس من السهل على مدراء النظمات الرقمية توفير وتمكين تكنولوجيا المعلومات . وهي بالاحرى تعتبر من صميم الاعمال ومن ادوات الادارة الاساسية
بدات في هذه الايام المنظمات الرقمية بالتزايد . اذ ان التحول من المنظمات التقليدية اللى المنظمات الرقمية يتطلب رؤيا بعيدة المدى وابصار للمستقبل ومهارات خاصة وتغيير تنظيمي وموارد مالية وصبر عند التطبيق . اذ يحتاج المدراء الى التعرف على وتحديد التحديات التي تواجه هذه المنظمات . واكتشاف التكنولوجيا التي سوف تساعد في مواجهة التحديات . ثم تنظيم المنظمة والعمليات الادارية بطريقة يتم فيها الاستفادة من مميزات التكنولوجيا . وخلق سياسات و اجراءات ادارية لتطبيق متطلبات التغيير .
الفصل الثاني: مفهوم نظم المعلومات الادارية
المفهوم :
يشار اللى نظم المعلومات الادارية() بشكل عام الى الاستخدام التكنولوجي في مساعدة الادارة على انجاز اهدافها من خلال نظم و برمجيات مصممة لتتمكن من تشغيل العمليات الادارية () باسلوب وتقنية تكنولوجية سهلة وميسرة وبشكل افضل من الطرق التقليدية ويحقق وفرات في موارد ومصادر المنظمة وزيادة في كفاءة وانتاجية هذه العمليات .
ويمكن ايضا ان نشير الى مفهوم نظم المعلومات الادارية () بانه تصميم شبكة المعلومات لتوفير المعلومات المناسبة للشخص المناسب وفي والوقت المناسب . وفي الوقت نفسه يمكن ان يكون نظام يصمم على أساس حاجة الادارة العليا او بعض المسؤولين الاخرين ممن لديهم الحاجة الضرورية للمعرفة ويزيدهم بالمعلومات المحددة والمخصصة والتي هي بالتالي اداة مهمة من ادوات اتخاذ القرار .
ونظام المعلومات الاداري () هو نظام وتحكم مصمم لتحويل ونقل المعلومات بين المستويات الادارية بعد تجهيزها وتحديثها لكي يمكن تتمكن الادارة من اتخاذ القرارات بشكل صائب وبافضل السبل .
التعريف :
لقد كثرت التعاريف لنظم المعلومات الادارية وتشعيب منها حسب الموضوع واخرى حسب الهدف واخرى حسب الوسيلة . بعضها ركز على الجانب الاداري وبعضها ركز على الجانب المعلوماتي . وفي واقع الامر ان مفهوم هذا المصطلح نشأ واتبط بشكل اساسي باستخدامات الحواسيب . لذا فان اختلاف وتعدد التعاريف مهما تشعب لابد وان يصب باتجاه ربط العمليات والوظائف الادارية بتكنولوجيا المعلومات وتطبيقات الحاسوب .
وبشكل عام فان هذه النظم تسعى الى تهيئة المعلومات الادارية لكافة مستويات الادارة للقيام بوظائفها بشكل جيد . والتركيز على ضرورة استخدام نشاطات المنشأة الداخلية والخارجية وتحديد المعلومات اللازمة لكل هذه الوظائف .
ان كثرة تعاريف نظم المعلومات الادارية ناتج اختلاف طريقة تناول هذا الموضوع من قبل الباحثين والمختصين وبالتالي يمكن تقسيم هؤلاء الباحثين والمختصين الى مجموعة فئات :
• الفئة الاولى : تركز على ان الهدف الاساس من نظم المعلومات هو اتخاذ القرارات وقد أيد هذا المفهوم الكثير من الباحثين منهم Regnols.
• الفئة الثانية : ترتكز على ان الهدف الاساسي من نظم المعلومات هو معالجة البيانات ومن العلماء الذين أيدوا هذا murach,samuelson.
• الفئة الثالثة : ترتكز على ان الهدف الاساس من نظم المعلومات هو خزن واسترجاع البيانات فقط من انصار هذه المجموعة السيدان ross,murdie .
• الفئة الرابعة : هي التي تؤكد بان هدف هذه النظم هو تهيئة المعلومات للادارة لغرض استخدامها في عمليات التخطيط والرقابة والتنظيم الحاسبة الالكترونية ومن انصار هذه المجموعة davis .
• الفئة الخامس : ترنكز على ان الهدف الاساس من نظم المعلومات هو وصف النشاطات المنظمة حاضرا وماضيا ومستقبلا وتستخدم الحاسبة الالكترونية في تنفيذ هذه النظم ومن انصار هذه المجموعة السيد mcleod.
ولقد ارتأينا من باب الاحاطة الشاملة بتعريف نظم المعلومات الادارية () ان نقوم بعرض المجموعة المختارة الاتية من هذه التعاريف ك
• تعرف جمعية نظم المعلومات الامريكية نظام المعلومات الادارية بأنه نظام يتكون من نظام معلومات الي يقوم بجمع وتنظيم وايصال وعرض المعلومات لاستعمالها من قبل الادارة في مجالات التخطيط و الرقابة للأنشطة التي تمارسها الوحدة التنظيمية .
• نظم المعلومات الادارية () عبارة عن نظام الى مصمم لجمع وتخزين وتحليل البيانات المتعلقة بالعمليات والوظائف الادارية وتهيئة استرجاعها بأشكال تخدم المستفيدين لانجاز المهام الادارية واتخاذ القرارات المناسبة في مجالات التخطيط و الرقابة على وانشطة المنظمة .
• نظم المعلومات الادارية () هي مجموعة من العناصر الالية والبشرية المكلفة بجمع البيانات وتشغيلها بموجب قواعد واجراءات محددة بهدف تجهيز معلومات تخدم احتياجات الادارة والقيام بالواجبات الادارية واتخاذ القرار الملائم في الوقت الناسب .
• نظم المعلومات الادارية () هو نظام ضبط وتحكم مصمم لتجهيز المعلومات وتحديثها وتوزيعها بشكل مستمر الى المستويات الادارية لتسهيل مهمة اتخاذ القرارات الصائبة بافضل الطرق .
• نظم المعلومات الادارية هي عبارة عن شبكات متناسقة من اجراءات تكرير البيانات بهدف تزويد المدير بمعلومات انية تخدم اتخاذ القرارات الفعالة .
• نظم المعلومات الادارية هي نظم تقوم بتجهيز المعلومات وتزويدها للمدير لغرض اتخاذ القرار وان هذه المعلومات تصف العمليات الداخلية والخارجية التي تقوم بها المنشأة وكذلك تصف هذه المعلومات حاضر وماضي ومستقبل المنشأة.
• نظم المعلومات الادارية هي النظم التي تسعى من اجل جمع الحقائق الي تهتم بها المنظمة الي تمتاز بدقتها وتأثيرها على سلوكها وتستخدم هذه البيانات في ايجاد معلومات واضحة لكافة الاقسام لانجاز وظائفها .
• نظم المعلومات الادارية هي النظم التي تؤمن اتصال بين نظم التشغيل من اجل تحول البيانات الى المعلومات وان الاهداف الخاصة لنظم المعلومات الادارية هي تجهيز المعلومات لغرض صنع القرار في وظائف التخطيط و التنظيم و التحكم لنشاطات المنظمة .
• نظم المعلومات الادارية هي النظم التي تجهز معلومات دقيقة وفي الوقت المحدد والتي تمكن الادارة في كافة المستويات في صنع القرارات من أجل تحقيق أهداف المنشأة .
• نظم المعلومات الادارية عبارة عن مجموعة من العناصر البشرية والالية مكلفة بجمع البيانات وتشغيلها وفق قواعد واجراءات محددة بغية تهيئة المعلومات اللازمة لاحتياجات الادارة لتمهد لهم القيام بواجباتهم جيد بالاضافة الى امكانية اتخاذ القرار الصائب .
• نظم المعلومات الادارية هو النظام الذي يتكون من نظام معلومات الى لغرض جمع وتنظيم وايصال وعرض المعلومات لاستعمالها من قبل الافراد في المجالات التخطيط والرقابة لكافة الانشطة في المنظمة .
• نظم المعلومات الادارية هي النظم المتكونة من مجموعة من الاجراءات و السبل المتعلقة بجمع البيانات وتحليلها وعرضها بشكل معلومات لأغرض اتخاذ القرار .
تطور نظم المعلومات الإدارية
Management information systems evolution
تقديـــــــــــــــم
انه لمن المهم معرفة كيفية تطور نظم المعلومات الإدارية المعتمدة على التكنولوجيا حتى نستطيع إدارة نظم المعلومات و تكنولوجيا المعلومات بشكل أكثر كفاءة و فعالية في المستقبل .
بينما تسعى معظم المنظمات لتطوير مداخل إستراتيجية أكثر لإدارة نظم المعلومات و تكنولوجيا المعلومات ( ) للمستقبل , فإنها على الأغلب يمكنها تحقيق هذه النتائج من خلال ما يمكن اطلاق عليه مجموعة تكتيكات او سياسات قصيرة الأجل . لذلك نرى ان على المنظمات التي ترغب في تحقيق اهداف تنافسية و امتلاك تكنولوجيا معلومات استراتيجية لمواكبة التطورات في بيئة الاعمال و الوصول الى نجاح اكبر في المستقبل عليها ان تعيد النظـــــــر في ااستراتيجياتها القديمة او تضع خططا استراتيجية جديدة تضع في الاعتبار الاحتياجات و المتطلبات التكنولوجية اللازمة لتشغيل نظم المعلومات الادارية .
تم النظر الى تطور ( ) من عدة وجهات نظر من خلال استخدام عدة نماذج , عند الاخذ بعين الاعتبار مداخل خاصة كمتطلب في عملية التخطيط الاستراتيجي لنظم المعلومات و تكنولوجيا المعلومات .
هناك عدد من العوامل الاستراتيجية المهمة التي تؤثر على كفاءة و استمرارية استخدام () . ان الاهمية النسبية لكل عامل من هذه العوامل يتغير من وقت لاخر ومن منظمة الى اخرى , و هذه العوامل هي :
- الامكانات التكنولوجية المتاحة
- الاقتصاد في استخدام التكنولوجيا
- التطبيقات العملية المتوفرة
- المهارات و القدرات الموجودة لتطوير و استخدام التطبيقات
- الضغط على المنظمات او على الصناعة لتطوير الاداء
- قدرة المنظمة على اتخاذ القرارالمناسب لتطوير ( ) و المصادر المرتبطة
هذه العوامل و التي ليست على سبيل الحصر و يمكن ان تظهر في اشكال اخرى , في الحقيقة هي في ضغط متزايد و مستمر كمتطلب اساسي لنجاح نظم المعلومات الادارية , اذا اصبح استخدام ( ) على درجة من الحساسية و التعقيد و متطلب استراتيجي كما هو الحال في عملية اتخاذ القرار الاداري في المستوى الاستراتيجي .
نشوء نظم المعلومات الادارية :
ظهرت تقنية الحاسبات في الادارة في نهايات عام 1950 و كان اول التطبيقات التي ظهرت اتمتة برامج المهام محاسبية مثل مثل حساب الرواتب , حساب الذمم المدينة , و حساب الذمم الدائنة . خلال 1960 , ركزت تكنولوجيا الحاسبات في الادارة على التطبيقات الصناعية مثل نظام المخزون , نظام سيطرة الانتاج , نظام طلبيات الشراء , نظام المستهلكين . اذ مكنت اتمتة هذه التطبيقات من زيادة المدخرات المتمثلة في خفض تكاليف جراء تقليص عدد الموظفين .
و على الرغم من هذا , فانه ومع نهايات هذا العقد كان واضحا ان الانتاج التصنيعي في الولايات المتحدة سجل تناقصا في التوظيف مقداره ( ) فقط بسبب الاتمتة .
و في نهايات عام 1960 و بدايات 1970 , اعتبرت الحاسبات في المنظمات اداة بحث و تطوير ( ) , و على الاغلب لم تكن تكلفة نظم المعلومات تراقب بشكل دقيق في تلك المرحلة لذلك كان يسمح للباحثين ان يجروا تجاربهم بغض النظر عن التكلفة ليروا الى أي مدى ممكن ان يستفيد قطاع الاعمال من الاتمتة و نظم المعلومات . هذا وقد انتهت حاليا فترة البحث و التطوير .
في منتصف عام 1970, الى نهاياته واجهت مدراء منظمات الاعمال كثير من الاحداث و العقبات لاحكام السيطرة على استخدام نظم المعلومات الادارية .
و في بداية 1980 بدات قطاع الاعمال ينظر بشكل ادق الى تكلفة نظم المعلومات و التي تضخمت خلال فترة قليلة نسبيا , و بدات المنظمات تتحرى عن كيفية استخدام نظم المعلومات الادارية كاداة استراتيجية اكثر مما هي اداة لتنفيذ بعض المهام الادارية , هذا و كانت تعتبر المعلومات مصدرا مهما تماما كاهمية التمويل و المواد الخام و الافراد للمنظمة , و استخدام مصطلح ادارة مصادر المعلومات ( ) ( ) مع الحساب استراتيجي ( ) ليعكس مدخل الادارة العليا ( ) في الحساب .
في يومنا هذا معظم منظمات الاعمال تصر على ان تحليل و تصميم نظم المعلومات الادارية يساهم بشكل مباشر و فاعل في تحقيق اهداف المنظمة , من خلال تحديد المتطلبات التكنولوجية و اختيار نظام المعلومات الاداري المناسب للمنظمة استنادا الى عملية التخطيط الاستراتيجي للمنظمة ككل .
ظهور المنظمات الرقمية ذات التطبيق الالكتروني المتكامل العوامل العالمية التي غيرت البيئة التنافسية للمنظمات :
هناك اربعة عوامل و تغيرات عالمية ادت ا تعديل البيئة التنافسية للمنظمات و هي :
_ التغير الاول هو ظهور و تقوية الاقتصاد العالمي .
_ التغير الثاني هو التحول من الاقتصاد الصناعي و الاقتصاد الاجتماعي الى الاقتصاد الخدمي المستند على المعرفة و الاقتصاد المستند على المعلومات .
_ التغير الثالث هو التحول الى مشاريع الاعمال .
_ التغير الرابع هو ظهور المنظمات الرقمية .
ظهور الاقتصاد العالمي :
تعتمد معدلات النمو الاقتصادي في معظم الدول و خاصة الدول المتقدمة على الصادرات و الواردات , و تزيد التجارة الخارجية لهذه الدول للصادرات و الواردات عن (25) من مجمل التجارة , ان نجاح هذه المنظمات في الاستفادة من هذه الصفقات التجارية الكبرى يعتمد اساسا على قدرة هذه المنظمات على العمل في السوق العالمي و امكانياتها للمنافسة فيه .
تستطيع نظم المعلومات في ايامنا هذه على تزويد المنظمات بالاتصالات و القوى التحليلية التي تحتاجها المنظمات للاتصال و التواصل مع التجارة والسوق التجاري و ادارة الاعمال التجارية في السوق العالمي .
ان السيطرة على المنظمات الواسعة الانتشار عالميا كالاتصال مع الموردين و الموزعين , التشغيل 24 ساعة يوميا في بيئات مختلفة القوميات , خدمة الاحتياجات المحلية و الدولية و الاخبار عنها و تزويد التقارير _ يعتبر تحدي رئيسي للادارة يتطلب نظم معلومات قوية تستجيب لهذه التحديات و المتطلبات .
ان العولمة و نظم المعلومات ايضا جلبت تحديا جديدا لشركات الاعمال المحلية , لانه و بسبب وجود الاتصالات العالمية و النظم الادارية , اصبح المستهلك قادرا على الحصول على الاسعار و النوعيات للسلع و الخدمات من كافو انحاء العالم و بمصداقية و على مدار ال 24 ساعة يوميا . و لكي تتمكن المنظمات من الدخول في هذه المنافسة ضمن الاسواق العالمية فانها تحتاج الى نظم اتصالات و نظم معلومات قوية .
التحول من اقتصاديات الصناعة الى اقتصاديات المعرفة و المعلومات :
كثير من الدول العظمى كالولايات المتحدة و اليابان و المانيا و القوى الصناعية الاخرى قد تحولت من اقتصاديات الصناعة الى الاقتصاديات المستندة الى المعرفة و الاقتصاديات المستندة الى المعلومات , في نفس الوقت الذي تم نقل التصنيع فيه الى الدول ذات الاجور المنخفضة , ففي الاقتصاديات المستندة الى المعرفة و المعلومات كانت المعرفة و المعلومات هي المكونات المفتاحية لخلق الثروة .
ان ثورة المعلومات و المعرفة قد بدات في بدايات القرن العشرون و لكنها تدرجت بتسارع مذهل , ففي الولايات المتحدة فاق عدد العمال في قطاع الاعمال منذ عام 1976 العمال في القطاعات الاخرى كالخدمات و الزراعة الصناعة , ففي ايامنا هذه قلما نجد اقبالا عماليا على الزراعة و الصناعة و لكنا نجدهم بدلا من ذلك في شركات المبيعات و التعليم و الصحة و البنوك و التامين القانون , و همايضا يزودون قطاع الاعمال بخدمات مختلفة مثل برمجة الكمبيوتر و النسخ و التوزيع و عمل الطلبيات , هذه الوظائف اساسا تتضمن العمل ضمن خلق و توزيع المعلومات و المعرفة , و في الحقيقة فان العمل في مجال المعرفة و المعلومات يشكل فيما نسبته ( ) من مجمل الناتج القومي الامريكي و مانسبته ( ) من القوى العاملة .
ان المعلومات و المعرفة اصبحت حاليا اساسا للكثير من السلع و الخدمات الجديدة , لذلك فانه يحتاج انتاج السلع الرقمية او المعلوماتية مثل العاب الكمبيوتر , يحتاج انتاجها الى كم هائل من المعرفة و المعلومات . كل المعلومات الجديدة المستندة الى المعلومات و المعرفة قد قفزت بشكل هائل مثل شركة داو جونز لخدمات الاخبار ( ) و شركة امريكا اون لاين ( ) و شركة ياهو ( ) , هذه الحقول استخدمت ملايين الموظفين , اذ كانت المعرفة تستخدم هنا بشكل مركز اكثر من المنتجات التقليدية , ففي صناعة السيارات على سبيل المثال فان التصميم و الانتاج كلاهما الان يعتمد بشكل كبير جدا على تكنولوجيا المعلومات و المعرفة .
و تاخذ النظم و تكنولوجيا المعلومات في اقتصاديات المعلومات و المعرفة الاهتمام الاعظم , فالسلع و الخدمات المستندة الى المعرفة ذات القيمة الاقتصادية الضخمة مثل بطاقات الائتمان و تسليم الشحن الليلي و نظم الحجز حول العالم جميعها قد استندت على تكنولوجيا المعلومات الجديدة , اذ كونت تكنولوجيا المعلومات اكثر من ( ) من الاستثمار الراسمالي مثل التمويل و التامين و الاموال الثابتة .
و عبر جميع الصناعات الحالية فقد اصبحت الحاجة الى تكنولوجيا المعلومات حيوية و حساسة و تعتبر ممتلكات استراتيجية في المنظمة اذا احسن استغلالها فانها تشكل ميزة تنافسية مهمة , و تحتاج المنظمات نظم المعلومات لحسين تدفق المعلومات والمعرفة داخل التنظيم و لمساعدة الادارة في تعظيم مصادر المعرفة في المنظمة , لان انتاجية الموظفين سوف تعتمد على كفاءة و نوعية النظم التي تخدمهم , و لذلك فان قرارات الادارة ستكون مهمة و حيوية و حساسة على ازدهار المنظمة و بقائها .
التحول الى مشاريع الاعمال ( ) :
كان هناك تحولا في قدرات الامكانات في ادارة و تنظيم مشاريع الاعمال , فبعض المنظمات بدات بالاستفادة من الميزات هذه الامكانات الجديدة . كانت منظمات الاعمال التقليدية و مازالت تتبع بناءا و هيكلا تنظيما ترتيبا مركزيا , و توضيع الاختصاصيين بشكل نموذجي يعتمد على مجموعة ثابتة من معايير و اجراءات التشغيل بهدف تسليم كمية انتاج كبيرة من السلع و الخدمات , ان النموذج الجديد من منظمات الاعمال هو المسطح ( تقليل الطبقات ) , المرن اللامركزي , و توضيع افراد غير اختصاصيين يعتمدون على معلومات انية بهدف تسليم كمية مخصصة من السلع و الخدمات معدة بشكل رئيسي لمستهلك معين او سوق معين .
تعتمد مجموعة الادارة التقليدية و مازالت على خطط تشكيلية , تقسيم عمل متصلب و قواعد تشكيلية .في حين يعتمد المدير الجديد على التزامات موضعية, قنوات الاتصال , شبكات لتاسيس الاهداف ( اكثر من اعتماده على الخطط الشكلية ) و توضيع مرن للفريق و الافراد العاملين ضمن قوة المهمة و اعتماد رؤيا المستهلك لتحقيق التنسيق بين الموظفين .
يميل المدير الحديث الى استخدام المعرفة والاهتمام ابلعلم و التعلم و التركيز على صنع القرارات الفردية للموظفين لتاكيد تطبيق التشغيل الصحيح في المنظمة . و مرة اخرى نقول ان تكنولوجيا المعلومات تجعل تطبيق هذا النمط من الادارة ممكنا .
ظهور المنظمات الرقمية :
ان الاستخدام الحاد في تكنولوجياالمعلومات في منظمات الاعمال من منتصف التسعينيات ازدوج و بشكل متساو مع اعادة تصميم هام للهيكل التنظيمي , خلق و هيا الظروف لظهور ظاهرة جديدة في المجتمع الصناعي و هي المنظمة الرقمية المتكاملة .ان مفهوم المنظمة الرقمية يمكن تعرفه من اكثر من بعد , فالمنظمة الرقمية هي المنظمة التي تقريبا تشغل و تدير جميع عملياتها التنظيمية و علاقاتها مع المستهلكين و الموردين و الموظفين و الشركاء بشكل رقمي , أي اجراء العملية من خلال استخدام النظم و التكنولوجيا الرقمية للاتصالات و المعلومات . اذ يتم انجاز جميع العمليات الادارية من خلال شبكة رقمية تمتد عبر التنظيم الداخلي لتوصيل جميع النقاط في الهيكل التنظيمي بقنوات اتصال معلوماتية . و تشير العمليات الادارية الى مجموعة اجراءات تنظيم العمل و تنسيقه ومراقبته لانتاج السلع و الخدمات .و من الامثلة عن العمليات الادارية تطوير منتج جديد و تجهيز و ملء طلبات الشراء و ترقية الموظفين .و تكمن القوة التنافسية التي يمكن ان تحصل عليها المنظمة في طيقة انجاز هذه العمليا الادارية , و كذلك يمكن ادارة القدرات الخاصة في المنظمة و الملكية الثقافية و الاصول المالية و البشرية بطرق ووسائل رقمية و تكنولوجية .
في المنظمات الرقمية تعتبر أي معلومة مهما كانت صغيرة فهيمهمة ومطلوبة لدعم قرارت الأعمال بحيث يمكن استرجاعها و الاستفادة منها في أي وقت وفي أي مكان في المنظمة . المنظمات الرقمية تحس وتستجيب للمؤثرات في بيئتها وبشكل أسرع مما عليه النظمات التقليدية . مما يعطيها مرونة أكثر لتعيش وتبقى وخاصة في الظروف المضطربة . المنظمات الرقمية توفر فرصا غير عادية للادارة و التنظيم العالمي . من خلال توافر البنية الرقمية وانسيابية العمل في المنظمات الرقمية تعطيها المقدرة على تحقيق مستويات ربحية وتنافسية لم يسبق لها مثيل .
تتميز المنظمات الرقمية عن تلك التقليدية انها اقرب باعتمادها الكلي على مجموعة من التكنولوجيا المعلومات التي تستخدمها في تنظيم و ادارة المنظمة . انه ليس من السهل على مدراء النظمات الرقمية توفير وتمكين تكنولوجيا المعلومات . وهي بالاحرى تعتبر من صميم الاعمال ومن ادوات الادارة الاساسية
بدات في هذه الايام المنظمات الرقمية بالتزايد . اذ ان التحول من المنظمات التقليدية اللى المنظمات الرقمية يتطلب رؤيا بعيدة المدى وابصار للمستقبل ومهارات خاصة وتغيير تنظيمي وموارد مالية وصبر عند التطبيق . اذ يحتاج المدراء الى التعرف على وتحديد التحديات التي تواجه هذه المنظمات . واكتشاف التكنولوجيا التي سوف تساعد في مواجهة التحديات . ثم تنظيم المنظمة والعمليات الادارية بطريقة يتم فيها الاستفادة من مميزات التكنولوجيا . وخلق سياسات و اجراءات ادارية لتطبيق متطلبات التغيير .
الفصل الثاني: مفهوم نظم المعلومات الادارية
المفهوم :
يشار اللى نظم المعلومات الادارية() بشكل عام الى الاستخدام التكنولوجي في مساعدة الادارة على انجاز اهدافها من خلال نظم و برمجيات مصممة لتتمكن من تشغيل العمليات الادارية () باسلوب وتقنية تكنولوجية سهلة وميسرة وبشكل افضل من الطرق التقليدية ويحقق وفرات في موارد ومصادر المنظمة وزيادة في كفاءة وانتاجية هذه العمليات .
ويمكن ايضا ان نشير الى مفهوم نظم المعلومات الادارية () بانه تصميم شبكة المعلومات لتوفير المعلومات المناسبة للشخص المناسب وفي والوقت المناسب . وفي الوقت نفسه يمكن ان يكون نظام يصمم على أساس حاجة الادارة العليا او بعض المسؤولين الاخرين ممن لديهم الحاجة الضرورية للمعرفة ويزيدهم بالمعلومات المحددة والمخصصة والتي هي بالتالي اداة مهمة من ادوات اتخاذ القرار .
ونظام المعلومات الاداري () هو نظام وتحكم مصمم لتحويل ونقل المعلومات بين المستويات الادارية بعد تجهيزها وتحديثها لكي يمكن تتمكن الادارة من اتخاذ القرارات بشكل صائب وبافضل السبل .
التعريف :
لقد كثرت التعاريف لنظم المعلومات الادارية وتشعيب منها حسب الموضوع واخرى حسب الهدف واخرى حسب الوسيلة . بعضها ركز على الجانب الاداري وبعضها ركز على الجانب المعلوماتي . وفي واقع الامر ان مفهوم هذا المصطلح نشأ واتبط بشكل اساسي باستخدامات الحواسيب . لذا فان اختلاف وتعدد التعاريف مهما تشعب لابد وان يصب باتجاه ربط العمليات والوظائف الادارية بتكنولوجيا المعلومات وتطبيقات الحاسوب .
وبشكل عام فان هذه النظم تسعى الى تهيئة المعلومات الادارية لكافة مستويات الادارة للقيام بوظائفها بشكل جيد . والتركيز على ضرورة استخدام نشاطات المنشأة الداخلية والخارجية وتحديد المعلومات اللازمة لكل هذه الوظائف .
ان كثرة تعاريف نظم المعلومات الادارية ناتج اختلاف طريقة تناول هذا الموضوع من قبل الباحثين والمختصين وبالتالي يمكن تقسيم هؤلاء الباحثين والمختصين الى مجموعة فئات :
• الفئة الاولى : تركز على ان الهدف الاساس من نظم المعلومات هو اتخاذ القرارات وقد أيد هذا المفهوم الكثير من الباحثين منهم Regnols.
• الفئة الثانية : ترتكز على ان الهدف الاساسي من نظم المعلومات هو معالجة البيانات ومن العلماء الذين أيدوا هذا murach,samuelson.
• الفئة الثالثة : ترتكز على ان الهدف الاساس من نظم المعلومات هو خزن واسترجاع البيانات فقط من انصار هذه المجموعة السيدان ross,murdie .
• الفئة الرابعة : هي التي تؤكد بان هدف هذه النظم هو تهيئة المعلومات للادارة لغرض استخدامها في عمليات التخطيط والرقابة والتنظيم الحاسبة الالكترونية ومن انصار هذه المجموعة davis .
• الفئة الخامس : ترنكز على ان الهدف الاساس من نظم المعلومات هو وصف النشاطات المنظمة حاضرا وماضيا ومستقبلا وتستخدم الحاسبة الالكترونية في تنفيذ هذه النظم ومن انصار هذه المجموعة السيد mcleod.
ولقد ارتأينا من باب الاحاطة الشاملة بتعريف نظم المعلومات الادارية () ان نقوم بعرض المجموعة المختارة الاتية من هذه التعاريف ك
• تعرف جمعية نظم المعلومات الامريكية نظام المعلومات الادارية بأنه نظام يتكون من نظام معلومات الي يقوم بجمع وتنظيم وايصال وعرض المعلومات لاستعمالها من قبل الادارة في مجالات التخطيط و الرقابة للأنشطة التي تمارسها الوحدة التنظيمية .
• نظم المعلومات الادارية () عبارة عن نظام الى مصمم لجمع وتخزين وتحليل البيانات المتعلقة بالعمليات والوظائف الادارية وتهيئة استرجاعها بأشكال تخدم المستفيدين لانجاز المهام الادارية واتخاذ القرارات المناسبة في مجالات التخطيط و الرقابة على وانشطة المنظمة .
• نظم المعلومات الادارية () هي مجموعة من العناصر الالية والبشرية المكلفة بجمع البيانات وتشغيلها بموجب قواعد واجراءات محددة بهدف تجهيز معلومات تخدم احتياجات الادارة والقيام بالواجبات الادارية واتخاذ القرار الملائم في الوقت الناسب .
• نظم المعلومات الادارية () هو نظام ضبط وتحكم مصمم لتجهيز المعلومات وتحديثها وتوزيعها بشكل مستمر الى المستويات الادارية لتسهيل مهمة اتخاذ القرارات الصائبة بافضل الطرق .
• نظم المعلومات الادارية هي عبارة عن شبكات متناسقة من اجراءات تكرير البيانات بهدف تزويد المدير بمعلومات انية تخدم اتخاذ القرارات الفعالة .
• نظم المعلومات الادارية هي نظم تقوم بتجهيز المعلومات وتزويدها للمدير لغرض اتخاذ القرار وان هذه المعلومات تصف العمليات الداخلية والخارجية التي تقوم بها المنشأة وكذلك تصف هذه المعلومات حاضر وماضي ومستقبل المنشأة.
• نظم المعلومات الادارية هي النظم التي تسعى من اجل جمع الحقائق الي تهتم بها المنظمة الي تمتاز بدقتها وتأثيرها على سلوكها وتستخدم هذه البيانات في ايجاد معلومات واضحة لكافة الاقسام لانجاز وظائفها .
• نظم المعلومات الادارية هي النظم التي تؤمن اتصال بين نظم التشغيل من اجل تحول البيانات الى المعلومات وان الاهداف الخاصة لنظم المعلومات الادارية هي تجهيز المعلومات لغرض صنع القرار في وظائف التخطيط و التنظيم و التحكم لنشاطات المنظمة .
• نظم المعلومات الادارية هي النظم التي تجهز معلومات دقيقة وفي الوقت المحدد والتي تمكن الادارة في كافة المستويات في صنع القرارات من أجل تحقيق أهداف المنشأة .
• نظم المعلومات الادارية عبارة عن مجموعة من العناصر البشرية والالية مكلفة بجمع البيانات وتشغيلها وفق قواعد واجراءات محددة بغية تهيئة المعلومات اللازمة لاحتياجات الادارة لتمهد لهم القيام بواجباتهم جيد بالاضافة الى امكانية اتخاذ القرار الصائب .
• نظم المعلومات الادارية هو النظام الذي يتكون من نظام معلومات الى لغرض جمع وتنظيم وايصال وعرض المعلومات لاستعمالها من قبل الافراد في المجالات التخطيط والرقابة لكافة الانشطة في المنظمة .
• نظم المعلومات الادارية هي النظم المتكونة من مجموعة من الاجراءات و السبل المتعلقة بجمع البيانات وتحليلها وعرضها بشكل معلومات لأغرض اتخاذ القرار .